Наш digital-офис

Мы не арендуем ни одного помещения, но у нас есть много свободного пространства для совместной работы и общения. Наше цифровое фойе встречает клиентов, в openspace мы трудимся над проектами, а серверная обеспечивает бесперебойность процессов.
Иногда наши клиенты интересуются, почему у нас нет офиса. Для кого-то это кажется непривычным, странным и даже немного подозрительным. Именно поэтому мы решили написать о нашем digital-офисе целую статью.

Для начала посмотрим на проблему организации командной работы в ретроспективе.

Краткая история офисов
До 21 века единственным вариантом размещения команды была покупка или аренда офисного помещения. Так работали крупные агентства и совсем маленькие дизайн-студии. До сих пор такой тип организации труда остаётся актуальным для больших коллективов.

В середине нулевых годов начал появляться новый формат работы — коворкинг. Можно меньше тратить на аренду, подстраивать пространство под количество дизайнеров.

Пандемия ускорила растущий переход на удалёнку. Технологии скайпа, зума сделали общение в режиме телеконференции доступным для всех, причём с хорошим качеством картинки и звука.

Мы создали своё агентство на основе удалённого формата работы. Это позволяет нам сэкономить на аренде, работать из дома или загорода. Ниже пойдёт речь об электронных сервисах, из которых складывается наше виртуальное пространство.

Структура digital-офиса
1. Фойе — производит первое впечатление об агентстве
  • Сайт
Встречает большинство наших клиентов. На нём мы разместили максимально полезную информацию. Также регулярно обновляем портфолио, в котором подробно описываем этапы реализации каждого проекта.

  • Соцсети
Первый контакт с потенциальными клиентами иногда происходит в социальных сетях, где мы выкладываем наши проекты и статьи. В частности, мы ведём группу в VK.

  • Интернет-издания
Увидеть и познакомиться с нами можно на платформах для предпринимателей vc.ru и rb.ru, на которых у нас выходят публикации, связанные с графическим дизайном.
2. Openspace — здесь мы работаем и приглашаем сюда клиентов и партнёров
  • Miro
Наш основной инструмент. Это онлайн-сервис, в который мы выкладываем все результаты нашей работы: от брифа до готовых версий логотипа. Клиент получает ссылку на рабочее пространство и в интерактивном режиме может отслеживать ход проекта, оставляя свои комментарии. Вот пример проекта.

  • Notion
Тоже онлайн-сервис для совместной работы. Используем как CRM для ведения клиентов и как библиотеку для хранения полезных материалов по брендингу.

  • Диадок
Наш электронный документооборот, в котором подписываем договоры, акты и NDA. Благодаря опции роуминга можем обмениваться документами с клиентами, использующими другие сервисы.

  • Сбер.Бизнес и Юкасса
Наш отдел бухгалтерии. Выставляем счета для ИП и ООО через Сбер.Бизнес. Создаём ссылки на оплату для физлиц в Юкассе.
3. Серверная — хранилище данных
  • Яндекс.Диск
Храним все выполненные проекты.

  • Creative Cloud
Здесь находятся файлы текущих проектов.

  • Dropbox
Загружаем наше портфолио и другие материалы о нашем агентстве.
Выгоды для клиентов
Виртуальный формат работы имеет плюсы не только для нас, но и для наших заказчиков. Поскольку наша команда не привязана к своему офису, мы можем выбрать удобное для всех участников встречи место. Также у нас есть возможность назначить удобное для клиентов время онлайн-конференции, так как мы не ограничены часами работы и перемещениями между домом и офисом.