Статья

Как мы построили наш digital-офис

Мы не арендуем ни одного помещения, но у нас есть много свободного пространства для совместной работы и общения. Наше цифровое фойе встречает клиентов, в openspace мы трудимся над проектами, а серверная обеспечивает бесперебойность процессов.
Иногда наши клиенты интересуются, почему у нас нет офиса. Для кого-то это кажется непривычным и даже немного подозрительным. Именно поэтому мы решили написать о нашем digital-офисе целую статью.

Для начала посмотрим на проблему организации командной работы в ретроспективе.

Краткая история офисов
До 21 века единственным вариантом размещения команды была покупка или аренда офисного помещения. Так работали крупные агентства и совсем маленькие дизайн-студии. До сих пор такой тип организации труда остаётся актуальным для больших коллективов.

В середине нулевых годов начал появляться новый формат работы — коворкинг. Можно меньше тратить на аренду, подстраивать пространство под текущее количество дизайнеров.

Пандемия ускорила растущий переход на удалёнку. Технологии скайпа и зума сделали общение в режиме телеконференции доступным для всех, причём с хорошим качеством картинки и звука.

Мы создали своё агентство на основе удалённого формата работы. Это позволяет нам экономить на аренде и работать там, где хочется — дома, в кафе или загородом. Ниже расскажем об электронных сервисах, из которых состоит наше виртуальное пространство.

Структура digital-офиса
1. Фойе — производит первое впечатление об агентстве
  • Сайт
Встречает большинство наших клиентов. На нём мы разместили максимально полезную информацию. Также регулярно обновляем портфолио, в котором подробно описываем этапы реализации каждого проекта.

  • Соцсети
В них иногда происходит первый контакт с потенциальными клиентами, которые читают наши посты. В частности, в VK мы выкладываем наши проекты и статьи.

  • Интернет-издания
Увидеть и познакомиться с нами можно на платформах для предпринимателей vc.ru и rb.ru, на которых у нас выходят публикации, связанные с графическим дизайном.
2. Openspace — здесь мы работаем и приглашаем сюда клиентов и партнёров
  • Miro
Наш основной инструмент. Это онлайн-сервис, в который мы выкладываем все результаты нашей работы: от брифа до готовых версий логотипа. Клиент получает ссылку на рабочее пространство и в интерактивном режиме может отслеживать ход проекта, оставляя свои комментарии. Вот пример проекта.

  • Notion
Тоже онлайн-сервис для совместной работы. Используем как CRM для ведения клиентов и как библиотеку для хранения полезных материалов по брендингу.

  • Диадок
Электронный документооборот, в котором подписываем договоры, акты и NDA. Благодаря опции роуминга можем обмениваться документами с клиентами, использующими другие сервисы.

  • Сбер.Бизнес и Юkassa
Наш отдел бухгалтерии. В Сбер.Бизнес выставляем счета для индивидуальных предпринимателей и организаций. В Юkassa создаём ссылки на оплату для физических лиц.
3. Серверная — хранит все данные
  • Яндекс.Диск
Здесь мы архивируем выполненные проекты и документы.

  • Creative Cloud
Облачный сервис, на котором лежат файлы текущих проектов.

  • Dropbox
Сюда загружаем наше портфолио и другие материалы об агентстве.
Выгоды для клиентов
Виртуальный формат работы имеет плюсы не только для нас, но и для наших заказчиков. Поскольку наша команда не привязана к своему офису, мы можем выбрать удобное для всех участников встречи место. Также у нас более гибкий рабочий график, так как мы не ограничены часами работы и не тратим время на перемещения между домом и офисом.